Descrizione della Gestione multi-magazzino
La gestione del Magazzino attraverso Esagono è elementare, si basa sostanzialmente su pochi concetti.
Non sono gestiti i sistemi di stoccaggio, le logiche di elaborazione delle liste di prelievo, l' elaborazione dei percorsi ottimali, nè l'allocazione delle merci, le modalità di gestione dello spazio, la mappatura del magazzino, la misurazione delle performances e la contabilità del magazzino.
Dunque Esagono non è certamente un software adatto a chi necessiti di una gestione complessa e completa del magazzino, che ne gestisca tutti gli aspetti relativi.
Tuttavia, chi abbia bisogno di uno strumento rigoroso per la gestione delle quantità, dei movimenti e delle attività che li hanno generati troverà probabilmente in Esagono una risposta più che adeguata: gli aspetti gestiti dal software sono stati infatti studiati e realizzati in modo approfondito.
Esagono consente di gestire uno o più magazzini.
Appena installato il programma viene automaticamente creato un magazzino di base; attraverso la funzione di Anagrafica Magazzini è possibile poi aggiungere tutti i magazzini che si desidera gestire.
Ogni magazzino è caratterizzato da un codice, una descrizione e da una data di creazione. Naturalmente non potranno essere attribuiti ad un dato magazzino movimenti antecedenti alla data di creazione.
Un magazzino può anche essere impostato come Non Attivo. In questo caso non verrà proposto dal sistema in fase di movimentazione merci.
Un magazzino a scelta può anche essere impostato come Preferito in modo che venga proposto automaticamente dal sistema come prima scelta in fase di movimentazione merci a meno che il prodotto movimentato non preveda una scelta diversa.
Per una maggiore flessibilità ogni prodotto in listino può infatti essere configurato associandolo ad un proprio magazzino preferito, che vince sul preferito globale e che viene proposto dal sistema durante le movimentazioni del prodotto.
In ogni caso l'utente, durante la registrazione del movimento, può ignorare la proposta del sistema e selezionare il magazzino che preferisce.
Concetti fondamentali
I due punti cardine che, seppur banali, è necessario considerare con attenzione sono i seguenti:
1. Attraverso la funzione di inventario o di aggiornamento manuale si indica la quantità di un prodotto in un determinato momento in un certo magazzino.
2. I movimenti di Carico e Scarico, rispettivamente aumentano e diminuiscono la quantità di prodotto in magazzino.
Carico e Scarico vengono originati dall'acquisto di merci da fornitore, dalla vendita di merci o da operazioni di carico e scarico con causali diverse, personalizzate, codificate dall'utente per gestire tutte le operazioni non esplicitamente previste dal software.
Ogni movimento è riferito ad uno specifico magazzino.
Movimenti standard
Effettuando un normale movimento di carico o scarico la quantità movimentata viene sottratta o sommata allo stock preesistente.
Inventario
L'inventario non è un movimento ma una fotografia della situazione. Quindi se prima dell'inventario risultava una giacenza di 30 pezzi e tale giacenza con l'inventario viene aggiornata a 40 non significa aver aggiunto 10 pezzi: significa semplicemente aver rilevato che ce ne sono 10 in più rispetto a quanto risultava prima.
Operazioni gestite
La giacenza di magazzino per ogni prodotto viene aggiornata attraverso le seguenti funzioni:
Carico da fornitore
Carico con causale personalizzata (E' possibile definire tutte le causali di carico necessarie)
Aggiornamento manuale (Si aggiorna la quantità di magazzino a mano. E' un inventario effettuato per un singolo prodotto)
Inventario (L'inventario può essere effettuato in due modalità: Standard o Veloce, in base alle proprie esigenze operative)
Scarico per vendita
Scarico personalizzato (E' possibile definire tutte le causali di scarico necessarie)
A breve sarà disponibile anche una funzione per il trasferimento di prodotti da un magazzino ad un'altro.
Modifica di movimenti preesistenti
L'inserimento o la modifica di movimenti avvenuti nel passato è un'eventualità che, a seconda delle proprie abitudini e delle proprie necessità e modalità di lavoro, può rivelarsi tutt'altro che marginale.
Esagono prevede che l'utilizzatore possa sempre, quando ciò sia coerentemente gestibile, modificare le informazioni registrate in precedenza.
Un esempio di modifica di un movimento già registrato può essere quello della cancellazione di una vendita pregressa, inserita per errore. Se con quella vendita lo stock di magazzino era stato decrementato di N pezzi, eliminano la vendita viene conseguentemente eliminato il movimento di scarico da essa originato, con il relativo incremento della quantità.
Un altro caso è quello della modifica della quantità, sempre in relazione ad una vendita pregressa. Lo stock di magazzino verrà aggiornato in funzione della modifica effettuata.
Movimenti antecedenti ad un inventario
E' importante sottolineare che indicare movimentazioni di magazzino con data antecedente ad un inventario non da luogo ad aggiornamenti della giacenza attuale.
In caso di cancellazione di una vendita pregressa, di modifica della quantità o di modifica della data di vendita di un prodotto in una scheda servizio a cliente lo stock di magazzino potrà essere aggiornato o meno in funzione della data e degli eventuali inventari effettuati.
Infatti spostando, inserendo o cancellando una vendita in un periodo successivamente al quale risulta essere stato effettuato un inventario, che come già detto rappresenta una milestone, lo stock verrà normalmente decrementato di tutta la quantità indicata. In caso contrario il cambio di data, l'inserimento o la cancellazione non avrà effetto sullo stock, essendo ininfluente, in virtu' del fatto che il successivo inventario a decretato la presenza in magazzino di N pezzi. (Vedi anche paragrafo Messaggi di avvertimento)
Il movimento sarà in ogni caso aggiornato e, attraverso le funzioni di analisi sarà possibile verificare tutte le variazioni di giacenza comprensive della variazione apportata.
Disattivazione della gestione magazzino
La gestione del magazzino, per particolari esigenze, può essere temporaneamente disattivata, del tutto, o limitatamente ad uno o più prodotti.
| Schermata per Attivazione/Disattivazione generale magazzino |
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| Schermata per Attivazione/Disattivazione magazzino per singolo prodotto |
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Le operazioni di vendita effettuate in regime di magazzino disattivato non danno naturalmente luogo a movimenti.
La disattivazione non è consentita per frazioni di giornata: se si disattiva la gestione magazzino e nella stessa giornata sono già stati registrati movimenti, la disattivazione sarà operativa dalle oree 00:00 del giorno successivo.
Allo stesso modo, in presenza di operazioni di vendita effettuate con la gestione disattivata non è possibile riattivare il magazzino nello stesso giorno:l'attivazione sarà operativa dalle ore 00:00 del giorno successivo.
Configurazione magazzino
La configurazione della gestione magazzino consente di definire quanto segue:
Gestione attivata/disattivata(Vedi sopra)
Impostazione del magazzino preferito (Vedi sopra)
Configurazione dei messaggi di avvertimento
Messaggi di avvertimento
E' possibile decidere se essere o meno avvertiti dal sistema con un messaggio nei seguenti casi :
a) Quando, effettuando un movimento di scarico si supera la soglia minima di giacenza
b) Quando, effettuando un movimento di scarico non c'è sufficiente giacenza
c) Quando, effettuando un movimento di carico si supera la soglia massima di giacenza
d) Quando, effettuando modifiche su movimenti, l'operazione non darà luogo ad aggiornamenti di giacenza perchè per i prodotti movimentati risulta un inventario successivo (Vedi ulteriori informazioni)
Funzioni per l'aggiornamento dello stock di Magazzino
1. Carico da Fornitore
Attraverso questa funzione è possibile caricare in magazzino le merci acquistate da un fornitore
L'operazione da luogo all'aggiornamento della giacenza di magazzino dei prodotti acquistati, alla registrazione delle spese sostenute e dell'eventuale fattura.
Sulla scheda di carico, oltre ai prodotti si possono inserire voci aggiuntive, come ad esempio trasporto, installazione, o qualsiasi altra voce di spesa.
La spesa può essere articolata in più pagamenti.
L'importo relativo ai diversi prodotti e alle diverse voci di spesa può essere attribuito ad un centro di costo o suddiviso in percentuale su più centri di costo.
Attraverso la funzione di analisi e ricerca sarà quindi poi possibile ottenere dei report per conoscere il dettaglio ed il totale delle spese sostenute per i vari centri di costo.
2. Carico e Scarico con causale personalizzata
Attraverso questa funzione si possono gestire i movimenti da e verso il magazzino magazzino che hanno luogo per motivi diversi dal Carico Fornitore o dallo Scarico per Vendita
L'utente può creare tutte le causali di carico e scarico desiderate in modo da poter codificare i movimenti in funzione delle proprie esigenze.
Le causali utilizzate potranno poi essere selezionate come filtri per l'elaborazione delle Analisi previste.
3. Aggiornamento manuale
La giacenza di uno specifico prodotto in un determinato magazzino, se necessario, può essere impostata manualmente direttamente dalla scheda prodotto nel listino prodotti.
4. Inventario
Esagono prevede la possibilità di effettuare l'inventario dei prodotti in modalità Standard o Veloce, in funzione delle proprie necessità.
4.1 Inventario in Modalità Standard
La modalità standard prevede che l'effettivo aggiornamento delle giacenze di magazzino abbia luogo a chiusura inventario.
Si registrano quindi prima, provvisoriamente, tutte le quantità presenti nel magazzino oggetto di inventario e successivamente, chiudendo l'inventario, si rendono operative le giacenze.
Le quantità possono essere digitate manualmente o acquisite attraverso un lettore di bar-code.
Col la pistola ottica per la lettura dei codici a barre i prodotti possono essere scansionati alla rinfusa: ogni scansione del codice incrementa la quantità di prodotto inventariato.
4.2 Inventario in Modalità Veloce
La modalità veloce prevede che l'effettivo aggiornamento delle giacenze sia operativo contestualmente alla digitazione della giacenza rilevata.
Tracciamento e analisi delle attività relative al Magazzino
Attraverso le elaborazioni previste dalla sezione dedicata alle Analisi e Statistiche è possibile tenere sotto controllo tutti i movimenti e verificare la congruenza tra la giacenza effettiva e i movimenti effettuati.
Sono previste le seguenti elaborazioni
Dettaglio movimenti
Fornisce il dettaglio dei movimenti di magazzino.
Giacenza prodotti ad oggi
Fornisce la giacenza attuale globale e per singolo magazzino.
Giacenza prodotti ad una data specifica
Il dato rappresenta la quantità presente in magazzino alle ore 23:59:59 del giorno specificato.
Prodotti sottoscorta
Fornisce l'elenco dei prodotti sottoscorta per singolo magazzino
Cronologia variazioni giacenza
Fornisce le variazioni di giacenza a fronte di ogni singolo movimento.
Carico da Fornitore
Fornisce l'elenco delle schede di carico da fornitore
Carico personalizzato
Fornisce l'elenco delle schede di carico con causale personalizzata.
Scarico personalizzato
Fornisce l'elenco delle schede di scarico con causale personalizzata.
Scarico per vendita a cliente
Fornisce l'elenco delle schede servizio nell'ambito delle quali, a seguito della vendita di prodotti a clienti noti, hanno avuto luogo scarichi di magazzino.
Tra le informazioni riportate nell'elenco delle schede che rispondono ai criteri di ricerca, non è inclusa la data perchè una scheda servizio può comprendere prodotti venduti in date diverse.
Scarico per vendita al banco
Fornisce l'elenco delle operazioni di vendita al banco che hanno dato luogo a scarichi di magazzino.
Utilizzo della gestione magazzino per tracciare entrate e uscite
La funzione di Gestione Magazzino, anche se in modo forse improprio, può essere utilizzata per gestire i propri conti bancari, le entrate e le uscite.
Ed è possibile farlo con la versione gratuita!
La versione gratuita consente infatti di usare le funzioni di gestione magazzino su un massimo di 10 prodotti con movimenti illimitati.
Dunque è sufficiente creare un prodotto che rappresenta il denaro, chiamato ad esempio Euro, e creare un magazzino che rappresenti ogni deposito bancario o ogni luogo nel quale si custodiscano i propri soldi.
Ad esempio si può creare un magazzino chiamato Banca Nazionale, o Conto Corrente tal dei tali, un'altro chiamato Cassaforte, un'altro chiamato Titoli ecc.
Dopodichè, una volta impostato il saldo iniziale tramite inventario o aggiornamento manuale della quantità, si effettuano tutti i movimenti necessari con le funzioni di Carico e Scarico personalizzato.
Le causali personalizzate utilizzate per i movimenti possono essere create a volontà, ad esempio Stipendio, Vendite, Spese casa, Spese negozio, ecc.
In questo modo sarà semplice registrare tutti i movimenti in entrata e uscita sui singoli conti, estrarre la cronologia dei movimenti e conoscere il saldo sui vari conti alla data attuale o ad una data a scelta.
Un sistema semplice e gratuito!
